Stel, je bent goed op de hoogte van de juiste technieken om een constructief feedbackgesprek te voeren met je medewerkers en dit lukt jou normaal gezien ook allemaal goed. Maar…, wat als je weet dat iemand emotionele problemen heeft, waardoor feedback wat gevoeliger kan liggen? Hoe pak je dat dan aan?
Tip 1: Doelstellingen en timing
Het is essentieel om het doel van het feedbackgesprek duidelijk te definiëren. Soms merk je dat een medewerker fouten maakt of zijn aandacht niet bij het werk lijkt te hebben. Misschien zijn er zelfs signalen dat iemand niet goed functioneert net door onderliggende persoonlijke problemen. In dergelijke situaties is het belangrijk om het gesprek zeker aan te gaan, ondanks mogelijke aarzelingen vanuit empathie of de wens om een gepast moment af te wachten. Als leidinggevende draag je immers de verantwoordelijkheid om niet alleen oog te hebben voor het menselijke en empathische aspect, maar ook voor de belangen van de organisatie als geheel. Wanneer één medewerker onderpresteert, ongeacht de reden, kan dit uiteindelijk de algehele prestaties en het moreel van het team beïnvloeden.
De keuze van het juiste moment en rekening houden met de emotionele toestand van de medewerker is hierbij van cruciaal belang. Als je merkt dat een medewerker vandaag rustig en beschikbaar lijkt, kan dat het juiste moment zijn om een productief en constructief feedbackgesprek aan te gaan. Is het moment nu niet zo geschikt, dan is het belangrijk om hier begrip voor te tonen door bijvoorbeeld voor te stellen om een gesprek op een later moment te voeren. Zo laat je je medewerker weten dat diens welzijn en comfort prioriteit hebben, maar zet je al een concrete stap richting het gesprek dat wel degelijk moet gevoerd worden.
Tip 2: Constructieve feedback en oplossingsgerichtheid
Een constructief feedbackgesprek met je medewerker gaat niet alleen omtrent diens prestaties, maar is evenzeer bedoeld om hen te ondersteunen in hun professionele ontwikkeling, ook wanneer iemand ergens tegenaan loopt zoals bijvoorbeeld bij emotionele problemen. Dit betekent dus enerzijds niet alleen wijzen op wat fout gaat en wat beter moet, maar ook benadrukken wat wel goed gaat en welke sterke punten de medewerker heeft.
Een constructief feedbackgesprek draait anderzijds evenzeer om het aangeven dat moeilijkheden bespreekbaar zijn en het vinden van manieren om de situatie te verbeteren. De techniek van de liefdevolle confrontatie is hier een handig hulpmiddel: gewoon de vraag stellen “Ik zie dat x en y wat moeilijker lopen, kan ik je ergens mee helpen?” Het is belangrijk om duidelijk te maken dat je niet verwacht dat je medewerker alle problemen direct of alleen moeten oplossen. Geef aan dat je samen kan werken om hulpbronnen te identificeren en te verkennen, en moedig aan om stappen te ondernemen naar verbetering.
Tip 3: Context en veiligheid
Tot slot speelt ook de omgeving waarin het feedbackgesprek plaatsvindt een cruciale rol, vooral wanneer er sprake is van emotionele belasting. Het is belangrijk om te zorgen voor een veilige en vertrouwelijke ruimte waarin de medewerker zich op zijn gemak kan voelen om openlijk te praten.
Bijvoorbeeld, als het kantoor glazen deuren heeft die de privacy beperken, kan het nodig zijn om een andere, meer discrete locatie te kiezen. Soms kan een informele setting, zoals een wandeling buiten, helpen om de spanning te verminderen en een meer open gesprek mogelijk te maken. Het creëren van een veilige omgeving draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen en het vergemakkelijken van een eerlijk en productief gesprek.
Nog meer inspiratie?
In de podcast & videoreeks “SOS Werkgeluk” brengen we korte episodes waarin we op zoek gaan naar concrete tips omtrent een specifieke uitdaging rond welzijn of werkgeluk.
Heb je iets meer tijd? Dan kan je terecht in onze Try a Different Angle Podcast, waarin we dieper ingaan op werkgeluk hero cases en sterke welzijnsinitiatieven van specifieke organisaties.
