Absenteïsme aanpakken? Begin niet bij de afwezigheid.

De vraag achter de vraag

VZW Huize Zonnelied, die samen met VZW Wintershove ruim 280 medewerkers telt over twee woonzorgcentra in de regio Ieper, stelde een concrete vraag: hoe verhogen we de drempel naar afwezigheid en verlagen we de terugkeerdrempel na ziekte?
Achter die vraag gingen meerdere uitdagingen schuil: hoge werkdruk, personeelstekorten, terugkerend verzuim en leidinggevenden die moeilijkheden ervaarden in gesprekken rond afwezigheid.

Tryangle stelde een andere vraag terug: waar begint absenteïsme eigenlijk?
Niet bij de afwezigheid zelf. Uitval begint weken, soms maanden eerder: bij hoe een leidinggevende dagelijks communiceert, of medewerkers zich gezien voelen, of spanning bespreekbaar is vóór het te laat is.

Preventie, zo bleek ook hier, wordt sterk bepaald door de manier van leidinggeven. Dus begonnen we daar.

Begin bij de directie, niet bij de leidinggevenden

Wat dit traject onderscheidt van een klassieke leiderschapsopleiding, is waar het begon: bij de directie zelf.
In een voortraject werd samen met de directie gewerkt aan een expliciete leiderschapsvisie. Wat verwacht de organisatie van haar leidinggevenden? Welke houding en communicatiestijl hoort daarbij? Wie neemt welke verantwoordelijkheid en waar eindigt die?

Dat resulteerde in een concreet, gevalideerd document. Niet als symbolisch gebaar, maar als fundament voor alles wat volgde. Zonder die helderheid aan de top heeft een leiderschapstraject op de werkvloer weinig grip.

Een traject dat diepte vraagt

Het eigenlijke leiderschapstraject liep ongeveer zes maanden. Vijf halve dagen per groep, met telkens een maand tussentijd. Bewust, zodat inzichten konden bezinken en vertaald worden naar de werkvloer. Alle leidinggevenden namen deel: diensthoofden van verpleegafdelingen, leidinggevenden van keuken, onderhoud, schoonmaak, HR en andere diensten.

De opbouw was gelaagd:
• De eigen leiderschapsstijl en blinde vlekken verkennen
• Motivatie begrijpen in een context van hoge druk
• Communicatie en feedback in de praktijk
• Gesprekken voeren rond afwezigheid en terugkeer
• Intervisie: uitwisselen over wat werkt en wat moeilijk blijft

Geen PowerPoints. Vertrekpunt was altijd een echte situatie die deelnemers zelf aanbrachten. Daardoor was elke sessie anders en altijd relevant voor wat op dat moment leefde.

Wat er bewoog

De organisatie merkte snel dat er dingen begonnen te verschuiven, vooral op vlak van openheid en reflectie.
Leidinggevenden begonnen hun eigen gedrag meer in vraag te stellen. Er kwamen meer gesprekken over communicatie. Men ging actief feedback vragen aan collega’s: “zou jij dat nog anders gedaan hebben?” De sessies bleven circuleren in gesprekken ver buiten de opleidingsruimte.
Ook bij de directie zelf verschoof iets. Het traject maakte zichtbaar dat bepaalde verwachtingen lang impliciet waren gebleven en dat leidinggevenden daardoor soms onduidelijkheid en onvoldoende autonomie ervaarden.

Een concreet voorbeeld: bij een personeelstekort tijdens een shift was het onduidelijk wanneer een leidinggevende zelf mocht beslissen en wanneer ze moest escaleren naar de directie. Dat afkappunt was nooit helder geformuleerd.
Kleine onduidelijkheden als deze kosten dagelijks energie. Ze zijn ook eenvoudig te verhelpen zodra je ze ziet.

Wat jouw organisatie hieruit kan meenemen

Begin bij de verwachtingen, niet bij de vaardigheden.
Leidinggevenden sterker maken heeft weinig zin als de organisatie zelf niet helder heeft wat ze van hen verwacht. Een gedeelde leiderschapsvisie is het fundament. Zonder dat fundament vullen opleidingen in wat de structuur had moeten bieden.

Preventie zit in de dagelijkse interactie, niet in de procedure.
Absenteïsme verminderen begint niet bij het verzuimgesprek. Het begint daarvoor: bij hoe veilig medewerkers zich voelen, hoe tijdig signalen worden opgepikt, hoe eerlijk het gesprek is. Wie investeert in leiderschap, investeert in preventie.

Geef leidinggevenden ruimte om te veranderen.
Gedragsverandering vraagt tools, herhaling en veiligheid om te oefenen. Een traject gespreid over meerdere maanden levert structureel meer op dan een intensieve eendaagse. De maand tussen sessies is geen verloren tijd. Het is de ruimte waar leren zich vertaalt naar de werkvloer.

Autonomie is een organisatiekeuze.

Wanneer leidinggevenden weten wat hun beslissingsruimte is, kunnen ze sneller en met meer vertrouwen handelen. Dat vermindert escalaties, verhoogt eigenaarschap en geeft rust op alle niveaus.
Wat VZW Huize Zonnelied deed, is fundamenteel anders dan een opleiding organiseren. Ze stelden de vraag achter de vraag: niet hoe pakken we verzuim aan, maar hoe bouwen we een organisatie waar leiderschap sterk genoeg is om problemen te zien vóór ze escaleren. In een sector waar de druk hoog blijft, wordt leiderschap steeds bepalender voor welzijn, samenwerking en retentie.

Wil je weten wat een gelijkaardig traject voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op!