In veel organisaties wordt nog steeds gesproken over “human resources”, een term die suggereert dat mensen inzetbare middelen zijn, te optimaliseren zoals machines Maar een organisatie is geen geoliede machine. Ze is een levend systeem waarin mensen samenwerken, communiceren en creëren. Wie als HR-professional of manager echt verschil wil maken, kijkt best voorbij structuren en functies, en vertrekt vanuit de mens als relationeel en sociaal wezen.
Organisaties functioneren op basis van samenwerking, en deze kan ook effectief gestuurd worden. Henry Mintzberg, een toonaangevende organisatiekundige, identificeerde zes coördinatiemechanismen die beschrijven hoe die samenwerking tot stand kan komen. Elk mechanisme toont een andere manier waarop mensen zich op elkaar afstemmen om samen doelen te bereiken, soms expliciet via afspraken en structuren, soms impliciet via cultuur en vertrouwen… Belangrijk daarbij: succesvolle organisaties hanteren deze mechanismen bewust en afgestemd op hun context. Er is dus geen “one best way”, maarhet gaat om de juiste combinatie, afgestemd op de cultuur, complexiteit en maturiteit van het team.
Elk mechanisme biedt een eigen perspectief op hoe teams functioneren, en samen vormen ze een rijk palet aan mogelijkheden. In deze blog nemen we ze allemaal even door.
1. Onderlinge afstemming: vertrouwen en flexibiliteit
De meest menselijke vorm van coördinatie is onderlinge afstemming. Collega’s overleggen spontaan, maken onderlinge afspraken over wie wat doet en springen bij waar nodig.
Voorbeeld: In een klein consultancyteam met veel autonomie bespreken de collega’s op maandagochtend wie welke klant opvolgt en verdelen ze taken op basis van beschikbaarheid en expertise. Geen vaste regels, wel open overleg en onderling vertrouwen.
Deze manier van samenwerken werkt bijzonder goed in kleine, wendbare teams en vraagt om een sterke vertrouwenscultuur, gedeeld eigenaarschap en goed ontwikkelde communicatievaardigheden.
2. Rechtstreeks toezicht: sturing en veiligheid
Soms is directe aansturing nodig. Een leidinggevende neemt dan het voortouw: geeft richtingneemt beslissingen en verdeelt de taken.
Voorbeeld: Tijdens een crisissituatie in een productieomgeving grijpt de ploegbaas in en (her)verdeelt onmiddellijk de taken om de stilgevallen lijn weer operationeel te krijgen.
Rechtstreeks toezicht creëert duidelijkheid en biedt veiligheid in acute of complexe situaties. Het biedt tijdelijk houvast wanneer snel handelen cruciaal is, maar werkt alleen wanneer het gepaard gaat met respectvolle communicatie en helderheid verwachtingen.
3. Standaardisatie van werkzaamheden: houvast en efficiëntie
Wanneer taken of processen zich vaak herhalen, kan het zinvol zijn om vaste procedures of werkinstructies in te voeren.
Voorbeeld: In een klantendienstteam wordt afgesproken dat elke inkomende klacht binnen 24 uur moet worden geregistreerd volgens een vaste procedure.
Deze aanpak creëert helderheid, vermindert fouten en versnelt de onboarding van nieuwe collega’s. Wel van belang: de standaardisering moet ondersteunen maar mag niet verstikken of verstarren, zodat er altijd ruimte blijft voor inschatting en menselijk contact
4. Standaardisatie van resultaten: autonomie met een doel
In deze vorm van coördinatie worden geen taken of methodes opgelegd, maar wel duidelijke meetbare doelstellingen afgesproken. Dit laat ruimte voor autonomie, en laat medewerkers de ruimte om zelf hun aanpak te bepalen, zolang het resultaat behaald wordt.
Voorbeeld: Een salesafdeling krijgt de opdracht om elke maand vijf nieuwe klanten binnen te halen, zonder voorschrift van hoe dat precies moet gebeuren. Dit werkt goed voor zelfstandige, ervaren professionals die graag eigenaarschap opnemen en gemotiveerd zijn door resultaatsverantwoordelijkheid.
5. Standaardisatie van bekwaamheden: investeren in mensen
Sommige taken vragen om specifieke kennis of vaardigheden. Door gericht in te zetten op opleiding en ontwikkeling, verhoog je niet alleen de kwaliteit van werk, maar ook het onderling begrip en de afstemming binnen teams.
Voorbeeld: In een welzijnsorganisatie volgen alle medewerkers een jaarlijkse vorming over verbindende communicatie, zodat ze zowel met cliënten als met elkaar beter in dialoog kunnen gaan. Standaardisatie van bekwaamheden verhoogt niet alleen de performantie, maar versterkt ook de professionele identiteit en het zelfvertrouwen van medewerkers.
6. Standaardisatie van normen: cultuur als coördinator
Tot slot zijn er de gedeelde waarden, overtuigingen eb gedragsverwachtingen die impliciet bepalen hoe mensen zich gedragen binnen e organisatie.
Voorbeeld: In een duurzaamheidsbedrijf is het “normaal” om tijdens vergaderingen plantaardige snacks te voorzien, of om milieubewust printgedrag te verwachten. Niet omdat het wordt opgelegd, maar omdat het vanzelfsprekend voelt.
Wanneer normen breed gedragen worden, ontstaat er een sterke sociale cohesie. Medewerkers handelen vanuit een gedeeld kompas, wat zorgt voor richting, vertrouwen en verbondenheid, zelfs zonder formele afspraken.
De kunst van het combineren
In de praktijk komt geen enkel van deze mechanismen in zijn zuivere vorm voor. In elke organisatie zijn meerdere coördinatievormen tegelijk actief, en precies dat maakt ze zo krachtig en levendig. Een start-up die vooral op onderlinge afstemming drijft, kan toch baat hebben bij een enkele duidelijke processen. Een grote structuur die veel richtlijnen hanteert, floreert wanneer er ruimte is voor onderling overleg of initiatief.
Het gaat dus niet om de vraag welk mechanisme “het beste” is, maar om hoe je als organisatie de juiste balans vindt, afgestemd op je missie, teamgrootte en cultuur. En vooral: hoe vertrekt je vanuit het besef dat mensen geen radertjes zijn, maar relationele wezens die willen bijdragen, leren en samen zin geven aan werk.
Wanneer organisaties hun coördinatie mechanismen inzetten met het oog op efficiëntie én menselijkheid, ontstaat er iets bijzonders: geen verzameling van human ressources, maar een levendige gemeenschap van mensen.
Op zoek naar ondersteuning om een positieve, motiverende, en psychologisch veilige bedrijfscultuur te bouwen?
Bekijk dan zeker eens onze (in-company) workshops die specifiek op dit topic ingaan.
Voor medewerkers: “ De kracht van optimale samenwerking”
Gezonde, betrokken medewerkers kunnen pas tot overtuigende resultaten komen in een team waarin ze zich goed voelen en binnen een bedrijf dat hun waarden onderschrijft. In deze sessie ontdekken medewerkers welke impact zij zelf hebben op de samenwerkingen binnen en buiten hun team en hoe ze communicatie kunnen inzetten om professionele relaties te optimaliseren.
Voor leidinggevenden: ”Een speak-up cultuur creëren”
Een workshop boordevol tips en technieken voor een gezonde, assertieve communicatie en speak-up cultuur. Communicatie is immers een gedeelde verantwoordelijkheid waarin iedereen kan bijdragen tot een bedrijfscultuur die uitnodigt tot zich durven uitspreken. Op de agenda: grenzen stellen, verbindend nee zeggen, hulp vragen, gezond omgaan met conflicten, …
Voor leidinggevenden: “Vertrouwen geven en ontvangen, ook bij thuiswerk”
Heel wat managers trappen in de val van micromanagement. Dat kan niet alleen stress doen ontstaan binnen het team, maar doordat ze het werk soms letterlijk uit handen nemen, kunnen deze leidinggevenden zelf afstevenen op toxische stress (of burn-out). In deze interactieve sessie ontdekken deelnemers hoe je gezond leiding geeft vanuit vertrouwen en doorlopen we de 7 bouwstenen van het proces om psychologische veiligheid te creëren.
Wil je op nog meer manieren inzetten op een welzijn op het werk en sterke samenwerking? Check dan zeker ons aanbod!
Op basis van ons eigen piramidemodel maken we organisaties bewust van de componenten, opportuniteiten en ROI van welzijn en geluk op het werk.
We reiken oplossingen aan voor zowel organisaties als leidinggevenden en individuele medewerkers omdat we overtuigd zijn van de gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever én de werknemer. We ontwikkelen steeds interventies op maat van de bedrijfscultuur en volgens de prioriteiten en de noden van de organisatie.
Benieuwd hoe wij jou kunnen helpen?
Ontdek onze diensten of thema’s of download onze folder
Over de auteur van dit artikel
