La charge de travail est un terme que l’on entend de plus en plus souvent sur les lieux de travail modernes. Elle désigne la mesure dans laquelle les exigences du travail, telles que les délais, la quantité de travail et la complexité des tâches, sont perçues comme trop élevées et difficiles à gérer dans le temps et les ressources disponibles. Si un certain degré de défi et de responsabilité peut être motivant, une charge de travail excessive peut avoir de graves conséquences tant pour les individus que pour les organisations.
La perception est la réalité
Ce qu’il est important de comprendre ici, c’est que la pression au travail est avant tout une question de perception : ce qu’une personne ressent comme “trop” dur, un collègue le réalisera peut-être les doigts dans le nez. La pression au travail relève de l’expérience personnelle et est très difficile à objectiver par des chiffres ou des paramètres neutres.
Cette perception personnelle dépend donc également d’un ensemble de facteurs. Le modèle Job Demands-Resources (modèle JD-R également appelé modèle WEB après Work Stressors Energy Resources Perception) tente d’objectiver la pression au travail. Il s’agit d’un modèle qui favorise le fonctionnement du bien-être et suggère que le stress résulte du déséquilibre entre les exigences du travail et les ressources dont dispose l’employé pour répondre à ces exigences.
Le modèle de Schaufeli
Le modèle JD-R montre que la charge de travail fait partie d’une interaction complexe entre différents éléments. En fonction de la manière dont ces composantes sont liées les unes aux autres, la charge de travail sera ressentie comme réalisable ou pas (du tout). Ce jeu complexe devient encore plus difficile lorsque l’on réalise que la charge de travail ne se limite pas à l’expérience du lieu de travail.
Supposons que vous ayez un travail exigeant et qu’en dehors de votre travail, vous ayez de nombreux stimulants qui vous aident à maintenir votre batterie d’énergie dans le vert. Bien entendu, vous pouvez en avoir beaucoup plus que si vous occupez le même emploi exigeant, mais que vous venez d’être confronté à un décès ou à un divorce.
Votre capacité de charge personnelle est donc d’une importance fondamentale dans votre perception quotidienne de la charge de travail, et cette capacité de charge peut être assez volatile. Peut-être avez-vous été victime d’une agression verbale ce matin, ce qui signifie que votre capacité de charge ne sera pas aussi grande que lorsque vous êtes arrivé au travail détendu, une bonne tasse de café à la main. Il est donc clair que la charge de travail est très difficile à définir objectivement.
La pression au travail dans la pratique
Vous connaissez peut-être la question du verre à moitié plein ou à moitié vide. C’est une question qui n’a pas lieu d’être ! La question à se poser en matière de pression au travail n’est pas une question quantitative, mais une question de durée : combien de temps devez-vous tenir le verre avec le bras tendu ? Plus vous tenez le verre longtemps, plus il commence à peser lourd. C’est du moins l’impression que vous aurez.
Il en va de même pour la charge de travail. Il est donc essentiel que votre manager soit conscient de la pression que subit son équipe et de la durée de cette pression. Monter d’un cran est une chose que tout le monde peut faire. Mais si vous demandez aux gens de fournir des mois, voire des années d’efforts, qu’ils ont déjà serré les dents et que cela ne semble pas suffire, ils risquent de craquer sous la pression.
Dans la pratique, nous constatons que de nombreuses organisations déploient des efforts considérables en termes de ressources. Souvent, un soutien psychologique est disponible, les organisations encouragent une culture de la parole, il y a des coachs ou des cours de formation, … Dans beaucoup de ces cas, nous constatons deux problèmes :
Les ressources et la possibilité de discuter
Ce n’est pas parce qu’il existe des ressources que vos employés en sont conscients. De nombreuses ressources restent inutilisées.
Il faut beaucoup pour qu’une personne admette qu’elle a besoin d’aide. S’avouer à soi-même est déjà un grand pas (le sentiment d'”échec” surgit souvent et les gens décident alors silencieusement d’aller jusqu’au bout sans aide), sans parler du fait de trouver facilement le courage d’admettre à son supérieur ou à ses ressources humaines qu’on a un problème. Le fait est, cependant, que notre société éveillée semble avoir moins de mal aujourd’hui à exprimer les problèmes liés à la charge de travail qu’à nommer un (risque de) bore-out (lien vers l’article sur le bore-out).
Tout le monde est gagnant lorsque la pression au travail peut être discutée (en temps utile et donc de manière préventive). Il n’est pas surprenant qu’une charge de travail trop élevée risque d’entraîner des problèmes de santé physique et mentale, une baisse de la productivité et de la qualité du travail fourni, ainsi qu’une tension entre la vie professionnelle et la vie privée d’un employé.
En même temps, nous ne devrions surtout pas avoir peur de la pression au travail, car si le mot “trop” peut être supprimé, la pression au travail peut également conduire à une augmentation des performances, au renforcement de l’engagement d’un employé, à l’amélioration de la concentration et de l’efficacité. L’astuce consiste donc à laisser la pression professionnelle vivre avec modération sur le lieu de travail.
“Comment faire ?”, vous demandez-vous certainement maintenant. Voici quelques conseils sur la manière dont vous pouvez, en tant qu’employé, manager ou organisation, gérer la pression professionnelle de manière saine :
En tant qu’employé
En tant qu’employé, vous disposez de plusieurs outils pour gérer votre propre charge de travail et maintenir un environnement de travail équilibré.
- La communication : Discutez avec votre supérieur d’objectifs et de délais réalistes.
- Établir des priorités : Concentrez-vous sur les tâches importantes et améliorez vos compétences en matière de gestion du temps.
- Prendre soin de soi : faire des pauses régulières, faire de l’exercice, dormir suffisamment et se détendre.
- Demander de l’aide : N’hésitez pas à demander de l’aide lorsque la charge de travail devient trop importante. Cela peut se faire au sein de l’équipe ou par l’intermédiaire des RH.
En tant que manager
En tant que manager, vous avez un impact important sur vos collaborateurs immédiats. Grâce aux stratégies suivantes, vous pouvez contrôler la charge de travail de votre équipe et créer un environnement de travail sain et positif :
- Communiquer des attentes claires : Assurez une communication claire sur les objectifs, les priorités et les attentes. Les employés doivent comprendre ce que l’on attend d’eux et les objectifs qu’ils doivent atteindre.
- Fixer des délais et des tâches réalistes : Surcharger les employés avec un trop grand nombre de tâches dans un court laps de temps peut conduire à un stress excessif. Prévoyez également suffisamment d’espace pour permettre un retour d’information sur la faisabilité de l’ensemble des tâches et des délais.
- Soutenez votre équipe : fournissez à votre équipe les ressources, les outils et la formation dont elle a besoin pour s’acquitter efficacement de ses tâches. Cela peut contribuer à réduire le stress lié à l’insuffisance des ressources.
- Promouvoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée : il peut s’agir de proposer des horaires de travail flexibles, d’encourager les pauses pendant la journée de travail et d’éviter d’envoyer des communications liées au travail en dehors des heures de travail.
- Reconnaissez et appréciez les efforts de votre équipe : Une appréciation positive peut accroître le sentiment de réussite et maintenir la motivation de l’équipe.
- Offrez un soutien et des ressources pour la gestion du stress : créez un environnement de travail où les employés peuvent parler ouvertement du stress et offrez des ressources telles que le conseil, le coaching ou la formation à la gestion du stress.
- Assurer une communication transparente : Organisez régulièrement des réunions d’équipe ou des entretiens individuels pour favoriser une communication ouverte. Écoutez les préoccupations et les idées de votre équipe pour mieux comprendre comment réduire la charge de travail.
- Contrôlez et évaluez régulièrement : contrôlez de manière formelle et informelle ce que les employés pensent de la quantité de travail. Ajustez si nécessaire et tirez les leçons du retour d’information pour procéder à des ajustements.
- Donnez le bon exemple : En tant que manager, il est important que vous fassiez vous-même preuve d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela peut servir d’exemple à l’équipe.
En tant qu’organisation
En tant qu’équipe de direction ou professionnel des ressources humaines, vous pouvez également mettre en œuvre diverses mesures pour suivre et contrôler la charge de travail dans l’ensemble de l’organisation :
1. Promouvoir une culture du bien-être et de l’équilibre :
– Mettez en œuvre des politiques qui encouragent les horaires de travail flexibles, les possibilités de travail à domicile et les pauses pour favoriser un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
– Proposer des programmes visant à améliorer la santé, tels que des programmes de bien-être, l’accès à des installations de remise en forme, l’éducation à la santé et le soutien à la santé mentale.
2. Soutenir la définition d’attentes et d’objectifs réalistes :
– Veiller à ce que les objectifs de l’organisation soient réalisables et à ce que les attentes en matière de performances et de délais soient réalistes, et ce pour tous les services et toutes les équipes.
– Évaluer régulièrement les processus de travail afin d’identifier les inefficacités et d’apporter des améliorations. Cela peut inclure l’utilisation de la technologie, la révision des procédures ou l’apport d’un soutien supplémentaire.
3. S’engager dans la formation et le développement :
– Investir dans des possibilités de formation suffisantes pour permettre aux employés d’améliorer leurs compétences et leurs capacités, afin qu’ils puissent travailler de manière plus efficace et efficiente.
– Encourager une culture de l’apprentissage et de l’amélioration continus. Cela peut aider les employés à s’adapter à des charges de travail changeantes et à de nouveaux défis.
4. Assurer une communication efficace et un engagement maximal :
– Encouragez une communication ouverte entre les employés, les responsables et entre les départements et les niveaux. Veillez à ce que les employés se sentent libres de faire part de leurs préoccupations et de fournir un retour d’information, et mettez en place divers canaux (in)formels.
– Impliquer les employés dans les processus de prise de décision et leur donner un sentiment d’appartenance à l’organisation. Cela peut renforcer la motivation et l’engagement.
5. Gestion de la charge de travail et hiérarchisation des priorités :
– Fixer des lignes directrices pour une charge de travail équilibrée et aider les équipes à établir des priorités lors de l’attribution des tâches.
– Proposer des outils et des formations pour une gestion efficace des projets et du temps afin d’aider les employés à mieux gérer leur charge de travail.
6. Évaluer et adapter :
– Contrôler la charge de travail au sein de l’organisation et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures prises. Ajustez-les si nécessaire en fonction du retour d’information des employés.
– Obtenir l’adhésion de la direction générale et s’engager à montrer l’exemple.
La création d’un environnement de travail qui met l’accent sur la gestion de la charge de travail, qui en discute et où les employés peuvent trouver du soutien grâce à divers outils, conduira en fin de compte à une plus grande satisfaction, à un plus grand bien-être physique et mental au sein de l’organisation et à une amélioration de la productivité et de la qualité du travail.
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